Любая организация, вне зависимости от правовой формы, хозяйственной деятельности сталкивается с проблемами по оформлению и ведению кадровой документации. Несмотря на то, что требования к ведению кадрового учета предусмотрены трудовым законодательством, многие компании не придают большего значения им и ведут кадровый учет со значительными нарушениями.
Это обусловлено тем, что в законодательстве нет единого документа, в котором четко перечислялись бы все необходимые документы. Состав этих документов зависит от меняющихся подзаконных актов в сфере труда.
Пакет кадровых документов можно подразделить на два блока: обязательные и факультативные.
Обязательные:
Штатное расписание;
Приказ о приеме на работу;
Трудовой договор (с должностной инструкцией);
Правила трудового распорядка;
Трудовая книжка;
Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них;
График отпусков;
Положение об оплате труда;
Положение о премировании;
Табели учета рабочего времени;
Положение о защите персональных данных работников;
Личная карточка сотрудника.
Факультативные документы:
Личное дело сотрудника;
Журнал учета личных дел;
Положение о структурном подразделении;
Разрешение на работу для иностранного работника.
Отсутствие кадровой документации связано со следующими рисками:
Конфликтами между работниками и работодателями;
Проверкам трудовой инспекции, в результате которых при первичных нарушениях законодательства будет наложен штраф лично на должностных лиц и вынесено предписание об устранении допущенных нарушений. При повторных нарушениях – государственная инспекция имеет право вынести предписания о приостановлении деятельности компании вплоть до устранения выявленных нарушений.
Постановка кадрового учета является достаточно эффективным инструментом выстраивания отношений между работодателем и работником, закрепления принципов корпоративной культуры и профилактикой рисков, связанных с проверками контрольно-надзорных органов.
